OceanSphere Service Sp. z o.o., ul. Nowogrodzka 31, 00-511 Warszawa, Poland (KRS 0001211680, NIP PL7011291111), represented by Małgorzata Kantner, President of the Management Board.
Telephone +48 784 132 577 · E-mail kontakt@oceansphere-service.com
We have not appointed a data protection officer because we are not required to do so; the management board is responsible for data protection. Please direct all questions about personal data to the e-mail address above with the subject "Data protection".
We process personal data only where the General Data Protection Regulation (GDPR) allows it, and we keep the amount of data small. Our services are made for companies and professionals in shipping. Where we mention "you", we mean the natural person using the site: an employee of a shipping company, a superintendent, a purchaser, an engineer, a supplier or a journalist. We do not sell personal data, we do not use advertising networks and we do not run tracking or analytics scripts of third parties on our pages.
Where the sites run. Our websites run on servers we operate ourselves in Poland (Białystok; internet connectivity provided by KOBA Sp. z o.o.) and on rented servers of Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germany (data centre Falkenstein, Germany), which we use for data processing, harvesting of public company data and backups. Hetzner acts as our processor under a data processing agreement (Art. 28 GDPR). Backups are stored on our own infrastructure in Poland and Germany only.
Server logs. When you open a page, the web server records your IP address, date and time, the page requested, the referring page, the browser and operating system identification (user agent) and the response status. We need this to deliver the pages, to keep the systems stable and to recognise and block abuse, in particular automated mass downloading of our databases. Legal basis: Art. 6 (1) (f) GDPR, our legitimate interest in a secure and working service. Log files are deleted after 14 days unless an entry is needed as evidence of an attack.
Protection against automated downloading. The Library and the directory contain databases that we have built at great expense. To distinguish people from download scripts, some pages set a technical cookie (see section 4) and some deliberately placed pages, which are never linked for visitors, log the addresses that call them. Legal basis: Art. 6 (1) (f) GDPR.
Encryption. All pages are delivered over TLS (https). E-mail we send is transported with TLS where the receiving server supports it.
We use only cookies that are necessary for the service you have asked for. They need no consent (Art. 5 (3) of Directive 2002/58/EC, § 25 (2) of the German TDDDG, Art. 173 (3) of the Polish Telecommunications Law). We do not use consent banners because there is nothing to consent to.
| Cookie | Purpose | Lifetime | Sites |
|---|---|---|---|
session | Keeps you signed in and protects forms against forged requests (CSRF token). Set only when you sign in or open a form. | Until the browser is closed or you sign out | oceansphere.io, parts.oceansphere.io, engines.oceansphere.io, maritimenetwork.io |
lang | Remembers the language you chose (English, German, Polish). | 12 months | parts.oceansphere.io, maritimenetwork.io |
os_eng_v, os_mar_v | Technical marker with a random value that tells our servers a browser has passed the bot check. It contains no personal data and is not used to recognise you across sites. | 30 days | engines.oceansphere.io, maritimenetwork.io |
We do not use local storage for tracking, we do not set third-party cookies and we do not embed social media buttons. Fonts and scripts are delivered from our own servers; opening our pages does not connect your browser to Google, Facebook or other advertising companies.
E-mail and telephone. If you write or call us, we process your name, contact data and the content of your message to answer you. Legal basis: Art. 6 (1) (b) GDPR when the message prepares or performs a contract, otherwise Art. 6 (1) (f) GDPR (answering inquiries). We keep correspondence as long as the matter is open and thereafter as required by commercial and tax law (in general five years after the end of the financial year, Art. 74 of the Polish Accounting Act; up to ten years where German law applies to the contract).
Request forms (Request a part, Request service, Sell surplus, Contact). The forms ask for the data we need to work on your request: company, name, e-mail, telephone, the vessel or equipment concerned, the parts or the job, and optionally attachments. Every request becomes a numbered case at our trading desk. To find a part or a technician, we pass on the technical content of your request, and where necessary your company name, to suppliers, workshops, dealers and partner companies that may be able to supply. We do not pass on your e-mail address or telephone number to a supplier unless you ask us to bring you into direct contact. Legal basis: Art. 6 (1) (b) GDPR. Case files are kept for five years after the case is closed, longer where an order or a warranty requires it.
Mail delivery. Our systems send e-mail through our own mail relay and through the e-mail services of Namecheap, Inc., 4600 East Washington Street, Phoenix, AZ 85034, USA (Private Email) and Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, Dublin 18, Ireland (Microsoft 365 mailbox of the trading desk). Both act as processors. Where mail is stored on servers in the USA, the transfer is safeguarded by the EU-US Data Privacy Framework (Microsoft is certified) or by the Standard Contractual Clauses of the European Commission (Art. 46 (2) (c) GDPR).
Some services offer accounts. When you register we process your e-mail address, name, company, country and the role you choose, plus the time of registration and of your logins. Passwords are stored only as salted hashes. Legal basis: Art. 6 (1) (b) GDPR (the account agreement). Accounts of companies on OceanSphere Parts are verified before the "Verified seller" badge is shown: we check that the e-mail domain belongs to the company and, where a VAT number is given, we check it against the VIES service of the European Commission. We keep the result of the check. You can close your account at any time by e-mail to us; the Library also offers a delete button in the account settings. After closing, we delete the account data within 30 days unless statutory retention applies to invoices or to listings that were part of a transaction.
Paid plans on oceansphere.io (Work) and maritimenetwork.io (directory plans) are billed through Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Ireland. Card or bank details are entered directly on Stripe's pages and never reach our servers; we receive from Stripe a customer reference, the plan, the payment status and the invoice data (company, address, VAT number). Stripe is an independent controller for the payment itself and may transfer data to Stripe, Inc. in the USA under the EU-US Data Privacy Framework. Legal basis for our processing: Art. 6 (1) (b) GDPR and, for the retention of invoices, Art. 6 (1) (c) GDPR (accounting and tax law, five years after the end of the financial year).
We use AI systems in two ways, and we tell you which.
On our own hardware. Most AI work of the OceanSphere family — writing and translating equipment descriptions, classifying company data, drafting editorial articles for Maritime Signal, matching inquiry texts to the equipment register — runs on language models installed on our own servers in Poland. No data leaves our infrastructure for this.
External AI providers (Work only). The report generator of OceanSphere Work (oceansphere.io) can draft service reports from the case data entered by the user (vessel, equipment, findings, measurements, technician name). For this we send the case content to Anthropic, PBC, 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA, and, as a fallback, to Groq, Inc., 400 Castro St, Mountain View, CA 94041, USA. Both act as processors under a data processing agreement; transfers are safeguarded by the EU-US Data Privacy Framework where the provider is certified and otherwise by Standard Contractual Clauses. These providers do not use the data to train their models. The user decides case by case whether to use the generator; a report is only sent to an external provider when the user starts the generator. Legal basis: Art. 6 (1) (b) GDPR (the Work agreement).
We do not take automated decisions with legal effect on you (Art. 22 GDPR).
You have the right to obtain access to your personal data (Art. 15 GDPR), to have it rectified (Art. 16), erased (Art. 17) or its processing restricted (Art. 18), to receive the data you gave us in a portable format (Art. 20) and to object to processing based on legitimate interests (Art. 21). Where processing is based on consent, you can withdraw it at any time with effect for the future. To exercise these rights, write to kontakt@oceansphere-service.com. We answer within one month.
You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular the authority of the Member State where you live or work. The authority responsible for us is the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Poland, uodo.gov.pl.
The site itself only produces server logs (section 3). Requests for service or parts go through the forms described in section 5. OceanSphere Work is a case and report tool for service companies: the customer company (our client) enters cases, vessels, technicians, daily reports and documents. For this data the client is the controller and we are its processor under the Work agreement; we process the data only on the client's instructions, host it on our own servers and delete it at the end of the agreement. Paid plans are billed through Stripe (section 7). The report generator is described in section 8.
The Library is an equipment reference. It can be read without an account; a free account gives access to more data and lets you contribute corrections and documents. For accounts see section 6. When you contribute, we store the contribution together with your account reference so that we can ask questions and credit the source. Manufacturer names, model designations and technical data in the Library refer to products, not to people; where a manufacturer's contact person appears in a public data sheet, we do not extract that name.
OceanSphere Parts is a sourcing desk and a marketplace. Without an account you can search the catalogue, browse listings and send a request (section 5). Sellers register a company account (section 6) and publish listings with title, part number, condition, quantity, location, price and photos. Listings are public and are included in our sitemap for search engines; the seller's company name is not shown on the listing, only the location and the "Verified seller" badge. Inquiries on a listing go to our trading desk, which forwards the technical request to the seller. Buyer and seller are brought into direct contact only when both agree. We log who confirmed the availability of a listing and when, so that stale listings can be recognised. Reports about a listing (notice-and-action) are stored with the reporter's account or e-mail address for as long as the case is open and for six months afterwards as evidence. Saved searches and alerts are stored in your account until you delete them.
Directory. Maritime Network lists companies of the maritime industry: name, address, country, port, trades, website, general contact channels and, where published by the company or a class society, certifications. The data come from public sources — company websites, port authorities, classification society registers, trade fair catalogues — and are processed under Art. 6 (1) (f) GDPR (our legitimate interest in an industry directory and the public's interest in finding suppliers). We list company data, not private individuals; personal names appear only where a company publishes them as its official contact, and we remove them on request. Companies can claim and correct their profile. Accounts and plans: see sections 6 and 7. Maritime Signal is our editorial section; reading it produces only server logs. Articles are produced with AI on our own hardware and are marked accordingly.
The service site is static: opening it produces only server logs (section 3); contact is by e-mail or telephone (section 5). ShipMind is a pilot for a technical assistant; access is by invitation, and the invited user's e-mail, name and the questions asked are stored for the duration of the pilot to improve the answers. ShipMind runs on our own hardware.
| Recipient | Role | Purpose | Country · safeguard |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Processor | Rented servers, backups | Germany |
| KOBA Sp. z o.o. | Telecommunications provider | Internet connectivity of our own servers (transport only) | Poland |
| Namecheap, Inc. | Processor | E-mail delivery and mailboxes | USA · Standard Contractual Clauses |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | Processor | Trading desk mailbox (Microsoft 365) | Ireland / USA · EU-US Data Privacy Framework |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Independent controller | Payments for paid plans | Ireland / USA · EU-US Data Privacy Framework |
| Anthropic, PBC · Groq, Inc. | Processors | Report generator of OceanSphere Work only | USA · Data Privacy Framework / Standard Contractual Clauses |
| Suppliers, workshops, dealers | Independent controllers | Quotes for your request (technical content and company name only) | Worldwide, depending on where the part or the technician is |
| European Commission (VIES) | Public service | Validation of VAT numbers of sellers | EU |
We update this policy when our services or the law change. The version date at the top tells you when. Substantial changes that affect account holders are announced by e-mail.
OceanSphere Service Sp. z o.o., ul. Nowogrodzka 31, 00-511 Warszawa, Polska (KRS 0001211680, NIP PL7011291111), reprezentowana przez Małgorzatę Kantner, Prezes Zarządu.
Telefon +48 784 132 577 · E-mail kontakt@oceansphere-service.com
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie jesteśmy do tego zobowiązani; za ochronę danych odpowiada zarząd. Wszelkie pytania dotyczące danych osobowych prosimy kierować na wskazany adres e-mail z tematem „Ochrona danych".
Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w zakresie dopuszczonym przez ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) i ograniczamy ilość przetwarzanych danych do niezbędnego minimum. Nasze usługi są przeznaczone dla przedsiębiorstw i profesjonalistów branży żeglugowej. Gdy piszemy „Państwo", mamy na myśli osobę fizyczną korzystającą ze strony: pracownika armatora, inspektora, kupca, inżyniera, dostawcę lub dziennikarza. Nie sprzedajemy danych osobowych, nie korzystamy z sieci reklamowych i nie uruchamiamy na naszych stronach skryptów śledzących ani analitycznych podmiotów trzecich.
Gdzie działają strony. Nasze strony internetowe działają na serwerach, które sami eksploatujemy w Polsce (Białystok; łącze internetowe zapewnia KOBA Sp. z o.o.), a także na serwerach dzierżawionych od Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Niemcy (centrum danych Falkenstein, Niemcy), które wykorzystujemy do przetwarzania danych, gromadzenia publicznie dostępnych danych firmowych oraz kopii zapasowych. Hetzner jest naszym podmiotem przetwarzającym (art. 28 RODO). Kopie zapasowe przechowywane są wyłącznie na naszej własnej infrastrukturze w Polsce i w Niemczech.
Logi serwera. Przy wywołaniu strony serwer WWW zapisuje Państwa adres IP, datę i godzinę, wywołaną stronę, stronę odsyłającą, identyfikację przeglądarki i systemu operacyjnego (user agent) oraz status odpowiedzi. Potrzebujemy tego, aby dostarczać strony, utrzymywać stabilność systemów oraz rozpoznawać i blokować nadużycia, w szczególności zautomatyzowane masowe pobieranie naszych baz danych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpiecznej i sprawnej usługi. Pliki logów usuwane są po 14 dniach, chyba że wpis jest potrzebny jako dowód ataku.
Ochrona przed zautomatyzowanym pobieraniem. Library oraz katalog zawierają bazy danych, które zbudowaliśmy wielkim nakładem pracy. Aby odróżnić ludzi od skryptów pobierających, niektóre strony ustawiają techniczny plik cookie (punkt 4), a niektóre celowo umieszczone strony, do których użytkownicy nigdy nie są kierowani linkiem, rejestrują adresy, które je wywołują. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Szyfrowanie. Wszystkie strony są dostarczane przez TLS (https). Wysyłane przez nas wiadomości e-mail są przesyłane z użyciem TLS, o ile obsługuje to serwer odbierający.
Stosujemy wyłącznie pliki cookie niezbędne do świadczenia usługi, o którą Państwo wnioskują. Nie wymagają one zgody (art. 5 ust. 3 dyrektywy 2002/58/WE, § 25 ust. 2 niemieckiej ustawy TDDDG, art. 173 ust. 3 polskiego Prawa telekomunikacyjnego). Nie stosujemy banerów zgody, ponieważ nie ma tu niczego, na co trzeba by wyrazić zgodę.
| Cookie | Cel | Okres przechowywania | Strony |
|---|---|---|---|
session | Utrzymuje Państwa zalogowanie i chroni formularze przed sfałszowanymi żądaniami (token CSRF). Ustawiany wyłącznie po zalogowaniu się lub otwarciu formularza. | Do zamknięcia przeglądarki lub wylogowania | oceansphere.io, parts.oceansphere.io, engines.oceansphere.io, maritimenetwork.io |
lang | Zapamiętuje wybrany język (angielski, niemiecki, polski). | 12 miesięcy | parts.oceansphere.io, maritimenetwork.io |
os_eng_v, os_mar_v | Techniczny znacznik z losową wartością, informujący nasze serwery, że przeglądarka przeszła weryfikację antybotową. Nie zawiera danych osobowych i nie służy do rozpoznawania Państwa na różnych stronach. | 30 dni | engines.oceansphere.io, maritimenetwork.io |
Nie wykorzystujemy pamięci lokalnej do śledzenia, nie ustawiamy plików cookie podmiotów trzecich i nie osadzamy przycisków mediów społecznościowych. Czcionki i skrypty pochodzą z naszych własnych serwerów; wywołanie naszych stron nie powoduje połączenia Państwa przeglądarki z Google, Facebookiem ani innymi firmami reklamowymi.
E-mail i telefon. Jeśli Państwo do nas piszą lub dzwonią, przetwarzamy imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz treść wiadomości, aby móc udzielić odpowiedzi. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy wiadomość służy przygotowaniu lub wykonaniu umowy, w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO (udzielanie odpowiedzi na zapytania). Korespondencję przechowujemy tak długo, jak sprawa pozostaje otwarta, a następnie tak długo, jak wymaga tego prawo handlowe i podatkowe (co do zasady pięć lat po zakończeniu roku obrotowego, art. 74 polskiej ustawy o rachunkowości; do dziesięciu lat, jeżeli do umowy zastosowanie ma prawo niemieckie).
Formularze zapytań (Zapytaj o część, Zapytaj o serwis, Zaoferuj nadwyżkę, Kontakt). Formularze wymagają danych niezbędnych do obsługi Państwa zapytania: firma, imię i nazwisko, e-mail, telefon, statek lub urządzenie, którego dotyczy zapytanie, poszukiwane części lub zlecenie, opcjonalnie załączniki. Każde zapytanie staje się numerowaną sprawą na naszym stanowisku handlowym. Aby znaleźć część lub technika, przekazujemy techniczną treść Państwa zapytania oraz, w razie potrzeby, nazwę Państwa firmy dostawcom, warsztatom, dystrybutorom i firmom partnerskim, które mogłyby zrealizować dostawę. Państwa adresu e-mail ani numeru telefonu nie przekazujemy dostawcom, chyba że poproszą nas Państwo o nawiązanie bezpośredniego kontaktu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Akta spraw przechowujemy przez pięć lat od zamknięcia sprawy, dłużej, jeżeli wymaga tego zlecenie lub gwarancja.
Wysyłka wiadomości e-mail. Nasze systemy wysyłają wiadomości e-mail poprzez własny przekaźnik pocztowy oraz poprzez usługi pocztowe Namecheap, Inc., 4600 East Washington Street, Phoenix, AZ 85034, USA (Private Email) oraz Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, Dublin 18, Irlandia (skrzynka Microsoft 365 stanowiska handlowego). Oba podmioty działają jako podmioty przetwarzające. W zakresie, w jakim poczta przechowywana jest na serwerach w USA, przekazanie zabezpieczone jest ramami EU-US Data Privacy Framework (Microsoft posiada certyfikację) albo standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).
Niektóre usługi oferują konta. Przy rejestracji przetwarzamy Państwa adres e-mail, imię i nazwisko, firmę, kraj oraz wybraną rolę, a także czas rejestracji i logowań. Hasła przechowujemy wyłącznie w postaci solonych skrótów (hash). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa o prowadzenie konta). Konta firmowe na OceanSphere Parts są weryfikowane przed wyświetleniem plakietki „Verified seller": sprawdzamy, czy domena e-mail należy do firmy, a jeżeli podano numer VAT — weryfikujemy go w usłudze VIES Komisji Europejskiej. Wynik weryfikacji przechowujemy. Mogą Państwo w każdej chwili zamknąć konto, pisząc do nas e-mail; Library oferuje dodatkowo funkcję usunięcia konta w ustawieniach konta. Po zamknięciu konta usuwamy dane konta w ciągu 30 dni, chyba że ustawowe okresy przechowywania obejmują faktury lub ogłoszenia będące częścią transakcji.
Płatne plany na oceansphere.io (Work) i maritimenetwork.io (plany katalogowe) rozliczamy za pośrednictwem Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irlandia. Dane karty lub konta bankowego wprowadzają Państwo bezpośrednio na stronach Stripe; nigdy nie trafiają one na nasze serwery. Od Stripe otrzymujemy numer referencyjny klienta, wybrany plan, status płatności oraz dane do faktury (firma, adres, numer VAT). Za samą płatność samodzielnym administratorem jest Stripe, który może przekazywać dane do Stripe, Inc. w USA na podstawie EU-US Data Privacy Framework. Podstawa prawna naszego przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz, w zakresie przechowywania faktur, art. 6 ust. 1 lit. c RODO (prawo rachunkowe i podatkowe, pięć lat po zakończeniu roku obrotowego).
Systemy AI wykorzystujemy na dwa sposoby i informujemy Państwa, który z nich ma zastosowanie.
Na własnej infrastrukturze. Większość prac związanych z AI w rodzinie OceanSphere — pisanie i tłumaczenie opisów urządzeń, klasyfikowanie danych firmowych, opracowywanie artykułów redakcyjnych dla Maritime Signal, dopasowywanie treści zapytań do rejestru wyposażenia — odbywa się na modelach językowych zainstalowanych na naszych własnych serwerach w Polsce. Żadne dane nie opuszczają w tym celu naszej infrastruktury.
Zewnętrzni dostawcy AI (tylko Work). Generator raportów OceanSphere Work (oceansphere.io) może na podstawie danych sprawy wprowadzonych przez użytkownika (statek, urządzenie, ustalenia, pomiary, imię i nazwisko technika) tworzyć projekty raportów serwisowych. W tym celu przesyłamy treść sprawy do Anthropic, PBC, 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA, oraz, jako rozwiązanie zapasowe, do Groq, Inc., 400 Castro St, Mountain View, CA 94041, USA. Oba podmioty działają jako podmioty przetwarzające na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych; przekazania są zabezpieczone przez EU-US Data Privacy Framework, o ile dostawca posiada certyfikację, a w pozostałym zakresie przez standardowe klauzule umowne. Dostawcy ci nie wykorzystują danych do trenowania swoich modeli. Użytkownik decyduje odrębnie dla każdej sprawy, czy korzysta z generatora; raport jest przesyłany do zewnętrznego dostawcy wyłącznie wtedy, gdy użytkownik uruchomi generator. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa Work).
Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji wywołujących wobec Państwa skutki prawne (art. 22 RODO).
Przysługuje Państwu prawo dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO), prawo do sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17) lub ograniczenia przetwarzania (art. 18), prawo do otrzymania podanych przez Państwa danych w formacie umożliwiającym przeniesienie (art. 20) oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach (art. 21). Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, mogą ją Państwo w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość. W celu skorzystania z tych praw prosimy pisać na adres kontakt@oceansphere-service.com. Odpowiadamy w terminie miesiąca.
Przysługuje Państwu ponadto prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, w szczególności organu państwa członkowskiego, w którym Państwo mieszkają lub pracują. Organem właściwym dla nas jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polska, uodo.gov.pl.
Sama strona generuje wyłącznie logi serwera (punkt 3). Zapytania dotyczące serwisu lub części przechodzą przez formularze opisane w punkcie 5. OceanSphere Work jest narzędziem do prowadzenia spraw i raportów dla firm serwisowych: firma klienta (nasz zleceniodawca) wprowadza sprawy, statki, techników, raporty dzienne i dokumenty. Dla tych danych administratorem jest zleceniodawca, a my jesteśmy jego podmiotem przetwarzającym na podstawie umowy Work; przetwarzamy dane wyłącznie na jego polecenie, hostujemy je na naszych własnych serwerach i usuwamy je po zakończeniu umowy. Płatne plany rozliczane są przez Stripe (punkt 7). Generator raportów opisany jest w punkcie 8.
Library jest kompendium wiedzy o wyposażeniu. Można je przeglądać bez konta; bezpłatne konto daje dostęp do większej ilości danych i pozwala zgłaszać poprawki oraz dokumenty. W sprawie kont patrz punkt 6. Gdy zgłaszają Państwo wkład, przechowujemy go razem z referencją Państwa konta, aby móc zadawać pytania i podać źródło. Nazwy producentów, oznaczenia modeli i dane techniczne w Library dotyczą produktów, a nie osób; jeżeli w publicznej karcie danych widnieje osoba kontaktowa producenta, nie przejmujemy tego nazwiska.
OceanSphere Parts to stanowisko zaopatrzenia i marketplace. Bez konta mogą Państwo przeszukiwać katalog, przeglądać ogłoszenia i wysłać zapytanie (punkt 5). Sprzedający rejestrują konto firmowe (punkt 6) i publikują ogłoszenia z tytułem, numerem części, stanem, ilością, lokalizacją, ceną i zdjęciami. Ogłoszenia są publiczne i znajdują się w naszej mapie witryny dla wyszukiwarek; nazwa firmy sprzedającego nie jest widoczna w ogłoszeniu, widoczne są jedynie lokalizacja i plakietka „Verified seller". Zapytania dotyczące ogłoszenia trafiają do naszego stanowiska handlowego, które przekazuje techniczne zapytanie sprzedającemu. Kupujący i sprzedający są kojarzeni w bezpośrednim kontakcie wyłącznie za zgodą obu stron. Rejestrujemy, kto i kiedy potwierdził dostępność ogłoszenia, aby można było rozpoznać nieaktualne ogłoszenia. Zgłoszenia dotyczące ogłoszenia (procedura notice-and-action) przechowujemy wraz z kontem lub adresem e-mail zgłaszającego przez czas trwania sprawy oraz przez sześć miesięcy po jej zakończeniu jako dowód. Zapisane wyszukiwania i powiadomienia pozostają na Państwa koncie do momentu ich usunięcia.
Katalog. Maritime Network prowadzi wykaz firm branży morskiej: nazwa, adres, kraj, port, specjalizacje, strona internetowa, ogólne kanały kontaktu oraz, o ile opublikowane przez firmę lub towarzystwo klasyfikacyjne, posiadane certyfikaty. Dane pochodzą ze źródeł publicznych — stron internetowych firm, urzędów portowych, rejestrów towarzystw klasyfikacyjnych, katalogów targowych — i są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu katalogu branżowego oraz interes publiczny w znajdowaniu dostawców). Prowadzimy dane firmowe, a nie dane osób prywatnych; nazwiska osób pojawiają się wyłącznie tam, gdzie firma podaje je jako oficjalny kontakt, i usuwamy je na żądanie. Firmy mogą przejąć i poprawić swój profil. Konta i plany: patrz punkty 6 i 7. Maritime Signal to nasza redakcja; samo czytanie generuje wyłącznie logi serwera. Artykuły powstają z użyciem AI na naszej własnej infrastrukturze i są odpowiednio oznaczone.
Strona serwisowa jest statyczna: jej wywołanie generuje wyłącznie logi serwera (punkt 3); kontakt odbywa się e-mailem lub telefonicznie (punkt 5). ShipMind jest pilotażem asystenta technicznego; dostęp odbywa się na zaproszenie, a e-mail, imię i nazwisko oraz pytania zaproszonego użytkownika są przechowywane przez czas trwania pilotażu w celu poprawy jakości odpowiedzi. ShipMind działa na naszej własnej infrastrukturze.
| Odbiorca | Rola | Cel | Kraj · zabezpieczenie |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Podmiot przetwarzający | Serwery dzierżawione, kopie zapasowe | Niemcy |
| KOBA Sp. z o.o. | Dostawca usług telekomunikacyjnych | Łącze internetowe naszych własnych serwerów (wyłącznie transmisja) | Polska |
| Namecheap, Inc. | Podmiot przetwarzający | Wysyłka e-maili i skrzynki pocztowe | USA · standardowe klauzule umowne |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | Podmiot przetwarzający | Skrzynka pocztowa stanowiska handlowego (Microsoft 365) | Irlandia / USA · EU-US Data Privacy Framework |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Samodzielny administrator | Płatności za płatne plany | Irlandia / USA · EU-US Data Privacy Framework |
| Anthropic, PBC · Groq, Inc. | Podmioty przetwarzające | Wyłącznie generator raportów OceanSphere Work | USA · Data Privacy Framework / standardowe klauzule umowne |
| Dostawcy, warsztaty, dystrybutorzy | Samodzielni administratorzy | Oferty w odpowiedzi na Państwa zapytanie (wyłącznie treść techniczna i nazwa firmy) | Cały świat, w zależności od lokalizacji części lub technika |
| Komisja Europejska (VIES) | Usługa publiczna | Weryfikacja numerów VAT sprzedających | UE |
Aktualizujemy niniejszą politykę, gdy zmieniają się nasze usługi lub przepisy prawa. Data na początku dokumentu wskazuje, kiedy to nastąpiło. O istotnych zmianach dotyczących posiadaczy kont informujemy e-mailem.
OceanSphere Service Sp. z o.o., ul. Nowogrodzka 31, 00-511 Warszawa, Polen (KRS 0001211680, NIP PL7011291111), vertreten durch Małgorzata Kantner, Vorstandsvorsitzende.
Telefon +48 784 132 577 · E-Mail kontakt@oceansphere-service.com
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, weil wir dazu nicht verpflichtet sind; für den Datenschutz ist der Vorstand verantwortlich. Fragen zu personenbezogenen Daten richten Sie bitte an die genannte E-Mail-Adresse mit dem Betreff „Datenschutz".
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) es erlaubt, und wir halten die Datenmenge klein. Unsere Dienste sind für Unternehmen und Fachleute der Schifffahrt gemacht. Wenn wir „Sie" schreiben, meinen wir die natürliche Person, die die Seite nutzt: den Mitarbeiter einer Reederei, den Inspektor, den Einkäufer, den Ingenieur, den Lieferanten oder den Journalisten. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, wir nutzen keine Werbenetzwerke und wir betreiben auf unseren Seiten keine Tracking- oder Analyse-Skripte Dritter.
Wo die Seiten laufen. Unsere Webseiten laufen auf Servern, die wir selbst in Polen betreiben (Białystok; Internetanbindung durch KOBA Sp. z o.o.), sowie auf gemieteten Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland), die wir für Datenverarbeitung, das Sammeln öffentlicher Firmendaten und Sicherungen nutzen. Hetzner ist unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Sicherungen liegen ausschließlich auf unserer eigenen Infrastruktur in Polen und Deutschland.
Server-Protokolle. Beim Aufruf einer Seite speichert der Webserver Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite, die verweisende Seite, die Kennung von Browser und Betriebssystem (User Agent) und den Antwortstatus. Das brauchen wir, um die Seiten auszuliefern, die Systeme stabil zu halten und Missbrauch zu erkennen und zu sperren, insbesondere das automatisierte Massenherunterladen unserer Datenbanken. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Dienst. Protokolldateien werden nach 14 Tagen gelöscht, es sei denn, ein Eintrag wird als Beweis für einen Angriff benötigt.
Schutz vor automatisiertem Herunterladen. Die Library und das Verzeichnis enthalten Datenbanken, die wir mit großem Aufwand aufgebaut haben. Um Menschen von Download-Skripten zu unterscheiden, setzen einige Seiten ein technisches Cookie (Abschnitt 4), und einige bewusst platzierte, für Besucher nie verlinkte Seiten protokollieren die Adressen, die sie aufrufen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Verschlüsselung. Alle Seiten werden über TLS (https) ausgeliefert. E-Mails, die wir versenden, werden mit TLS transportiert, wenn der empfangende Server das unterstützt.
Wir setzen nur Cookies, die für den von Ihnen gewünschten Dienst erforderlich sind. Sie brauchen keine Einwilligung (Art. 5 Abs. 3 der Richtlinie 2002/58/EG, § 25 Abs. 2 TDDDG, Art. 173 Abs. 3 des polnischen Telekommunikationsgesetzes). Wir verwenden keine Einwilligungsbanner, weil es nichts gibt, in das eingewilligt werden müsste.
| Cookie | Zweck | Laufzeit | Seiten |
|---|---|---|---|
session | Hält Sie angemeldet und schützt Formulare gegen gefälschte Anfragen (CSRF-Token). Wird nur gesetzt, wenn Sie sich anmelden oder ein Formular öffnen. | Bis zum Schließen des Browsers oder bis zur Abmeldung | oceansphere.io, parts.oceansphere.io, engines.oceansphere.io, maritimenetwork.io |
lang | Merkt sich die gewählte Sprache (Englisch, Deutsch, Polnisch). | 12 Monate | parts.oceansphere.io, maritimenetwork.io |
os_eng_v, os_mar_v | Technische Markierung mit Zufallswert, die unseren Servern sagt, dass ein Browser die Bot-Prüfung bestanden hat. Enthält keine personenbezogenen Daten und dient nicht der Wiedererkennung über Seiten hinweg. | 30 Tage | engines.oceansphere.io, maritimenetwork.io |
Wir nutzen keinen lokalen Speicher zum Tracking, setzen keine Cookies Dritter und binden keine Social-Media-Schaltflächen ein. Schriften und Skripte kommen von unseren eigenen Servern; beim Aufruf unserer Seiten verbindet sich Ihr Browser nicht mit Google, Facebook oder anderen Werbeunternehmen.
E-Mail und Telefon. Wenn Sie uns schreiben oder anrufen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihnen zu antworten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Nachricht einen Vertrag vorbereitet oder erfüllt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen). Wir bewahren Korrespondenz auf, solange die Sache offen ist, und danach so lange, wie Handels- und Steuerrecht es verlangen (in der Regel fünf Jahre nach Ende des Geschäftsjahres, Art. 74 des polnischen Rechnungslegungsgesetzes; bis zu zehn Jahre, wenn deutsches Recht auf den Vertrag anwendbar ist).
Anfrageformulare (Teil anfragen, Service anfragen, Restbestand anbieten, Kontakt). Die Formulare fragen die Daten ab, die wir zur Bearbeitung brauchen: Firma, Name, E-Mail, Telefon, betroffenes Schiff oder Gerät, die Teile oder der Auftrag, optional Anhänge. Jede Anfrage wird ein nummerierter Fall an unserem Handelstisch. Um ein Teil oder einen Techniker zu finden, geben wir den technischen Inhalt Ihrer Anfrage und, soweit nötig, Ihren Firmennamen an Lieferanten, Werkstätten, Händler und Partnerunternehmen weiter, die liefern könnten. Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer geben wir nicht an Lieferanten weiter, es sei denn, Sie bitten uns um direkten Kontakt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Fallakten bewahren wir fünf Jahre nach Abschluss des Falls auf, länger, wenn ein Auftrag oder eine Gewährleistung es erfordert.
E-Mail-Versand. Unsere Systeme versenden E-Mails über unser eigenes Mail-Relay und über die E-Mail-Dienste von Namecheap, Inc., 4600 East Washington Street, Phoenix, AZ 85034, USA (Private Email) sowie Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, Dublin 18, Irland (Microsoft-365-Postfach des Handelstischs). Beide sind Auftragsverarbeiter. Soweit Post auf Servern in den USA liegt, ist die Übermittlung durch das EU-US Data Privacy Framework (Microsoft ist zertifiziert) oder durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) abgesichert.
Einige Dienste bieten Konten an. Bei der Registrierung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Name, Firma, Land und die gewählte Rolle sowie den Zeitpunkt der Registrierung und Ihrer Anmeldungen. Passwörter speichern wir nur als gesalzene Hashwerte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kontovertrag). Firmenkonten auf OceanSphere Parts werden geprüft, bevor das Siegel „Verified seller" erscheint: Wir prüfen, ob die E-Mail-Domain zur Firma gehört, und, wenn eine USt-IdNr. angegeben ist, diese über den VIES-Dienst der Europäischen Kommission. Das Prüfergebnis speichern wir. Sie können Ihr Konto jederzeit per E-Mail an uns schließen; die Library bietet zusätzlich eine Löschfunktion in den Kontoeinstellungen. Nach der Schließung löschen wir die Kontodaten innerhalb von 30 Tagen, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten für Rechnungen oder für Inserate, die Teil einer Transaktion waren.
Bezahlte Tarife auf oceansphere.io (Work) und maritimenetwork.io (Verzeichnistarife) rechnen wir über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland ab. Karten- oder Bankdaten geben Sie direkt auf den Seiten von Stripe ein; sie erreichen unsere Server nie. Von Stripe erhalten wir eine Kundenreferenz, den Tarif, den Zahlungsstatus und die Rechnungsdaten (Firma, Anschrift, USt-IdNr.). Für die Zahlung selbst ist Stripe eigenständiger Verantwortlicher und kann Daten an Stripe, Inc. in den USA unter dem EU-US Data Privacy Framework übermitteln. Rechtsgrundlage unserer Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, für die Aufbewahrung von Rechnungen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechnungslegungs- und Steuerrecht, fünf Jahre nach Ende des Geschäftsjahres).
Wir setzen KI-Systeme auf zwei Arten ein und sagen Ihnen, welche.
Auf eigener Hardware. Der größte Teil der KI-Arbeit der OceanSphere-Familie — Schreiben und Übersetzen von Gerätebeschreibungen, Einordnen von Firmendaten, Entwerfen redaktioneller Beiträge für Maritime Signal, Zuordnen von Anfragetexten zum Ausrüstungsregister — läuft auf Sprachmodellen, die auf unseren eigenen Servern in Polen installiert sind. Dafür verlassen keine Daten unsere Infrastruktur.
Externe KI-Anbieter (nur Work). Der Berichtsgenerator von OceanSphere Work (oceansphere.io) kann aus den vom Nutzer eingegebenen Falldaten (Schiff, Gerät, Befunde, Messwerte, Name des Technikers) Serviceberichte entwerfen. Dafür senden wir den Fallinhalt an Anthropic, PBC, 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA, und ersatzweise an Groq, Inc., 400 Castro St, Mountain View, CA 94041, USA. Beide sind Auftragsverarbeiter mit Auftragsverarbeitungsvertrag; Übermittlungen sind durch das EU-US Data Privacy Framework abgesichert, soweit der Anbieter zertifiziert ist, sonst durch Standardvertragsklauseln. Diese Anbieter nutzen die Daten nicht zum Training ihrer Modelle. Der Nutzer entscheidet je Fall, ob er den Generator nutzt; ein Bericht wird nur dann an einen externen Anbieter gesendet, wenn der Nutzer den Generator startet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Work-Vertrag).
Automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung Ihnen gegenüber treffen wir nicht (Art. 22 DSGVO).
Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17) oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem übertragbaren Format (Art. 20) und auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Beruht eine Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung dieser Rechte schreiben Sie an kontakt@oceansphere-service.com. Wir antworten innerhalb eines Monats.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der Behörde des Mitgliedstaats, in dem Sie wohnen oder arbeiten. Für uns zuständig ist der Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polen, uodo.gov.pl.
Die Seite selbst erzeugt nur Server-Protokolle (Abschnitt 3). Anfragen zu Service oder Teilen laufen über die in Abschnitt 5 beschriebenen Formulare. OceanSphere Work ist ein Fall- und Berichtswerkzeug für Servicefirmen: Die Kundenfirma (unser Auftraggeber) erfasst Fälle, Schiffe, Techniker, Tagesberichte und Dokumente. Für diese Daten ist der Auftraggeber Verantwortlicher und wir sind sein Auftragsverarbeiter nach dem Work-Vertrag; wir verarbeiten die Daten nur auf seine Weisung, hosten sie auf unseren eigenen Servern und löschen sie bei Vertragsende. Bezahlte Tarife werden über Stripe abgerechnet (Abschnitt 7). Der Berichtsgenerator ist in Abschnitt 8 beschrieben.
Die Library ist ein Nachschlagewerk für Ausrüstung. Sie kann ohne Konto gelesen werden; ein kostenloses Konto gibt Zugang zu mehr Daten und erlaubt es, Korrekturen und Dokumente beizutragen. Zu Konten siehe Abschnitt 6. Wenn Sie beitragen, speichern wir den Beitrag zusammen mit Ihrer Kontoreferenz, damit wir Rückfragen stellen und die Quelle nennen können. Herstellernamen, Modellbezeichnungen und technische Daten in der Library beziehen sich auf Produkte, nicht auf Personen; wo in einem öffentlichen Datenblatt ein Ansprechpartner des Herstellers steht, übernehmen wir diesen Namen nicht.
OceanSphere Parts ist Beschaffungstisch und Marktplatz. Ohne Konto können Sie den Katalog durchsuchen, Inserate ansehen und eine Anfrage senden (Abschnitt 5). Verkäufer registrieren ein Firmenkonto (Abschnitt 6) und veröffentlichen Inserate mit Titel, Teilenummer, Zustand, Menge, Standort, Preis und Fotos. Inserate sind öffentlich und stehen in unserer Sitemap für Suchmaschinen; der Firmenname des Verkäufers wird auf dem Inserat nicht gezeigt, nur Standort und das Siegel „Verified seller". Anfragen zu einem Inserat gehen an unseren Handelstisch, der die technische Anfrage an den Verkäufer weiterleitet. Käufer und Verkäufer werden nur dann in direkten Kontakt gebracht, wenn beide zustimmen. Wir protokollieren, wer die Verfügbarkeit eines Inserats wann bestätigt hat, damit veraltete Inserate erkennbar sind. Meldungen zu einem Inserat (Melde- und Abhilfeverfahren) speichern wir mit dem Konto oder der E-Mail-Adresse des Meldenden, solange der Fall offen ist, und sechs Monate danach als Nachweis. Gespeicherte Suchen und Benachrichtigungen bleiben in Ihrem Konto, bis Sie sie löschen.
Verzeichnis. Maritime Network führt Firmen der maritimen Wirtschaft: Name, Anschrift, Land, Hafen, Gewerke, Webseite, allgemeine Kontaktkanäle und, soweit von der Firma oder einer Klassifikationsgesellschaft veröffentlicht, Zulassungen. Die Daten stammen aus öffentlichen Quellen — Firmenwebseiten, Hafenbehörden, Registern der Klassifikationsgesellschaften, Messekatalogen — und werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet (unser berechtigtes Interesse an einem Branchenverzeichnis und das Interesse der Öffentlichkeit, Lieferanten zu finden). Wir führen Firmendaten, keine Privatpersonen; Personennamen erscheinen nur, wo eine Firma sie als offiziellen Kontakt veröffentlicht, und wir entfernen sie auf Wunsch. Firmen können ihr Profil übernehmen und berichtigen. Konten und Tarife: siehe Abschnitte 6 und 7. Maritime Signal ist unsere Redaktion; das Lesen erzeugt nur Server-Protokolle. Beiträge entstehen mit KI auf eigener Hardware und sind entsprechend gekennzeichnet.
Die Serviceseite ist statisch: Ihr Aufruf erzeugt nur Server-Protokolle (Abschnitt 3); Kontakt per E-Mail oder Telefon (Abschnitt 5). ShipMind ist ein Pilot für einen technischen Assistenten; der Zugang erfolgt auf Einladung, und E-Mail, Name und die gestellten Fragen des eingeladenen Nutzers werden für die Dauer des Piloten gespeichert, um die Antworten zu verbessern. ShipMind läuft auf unserer eigenen Hardware.
| Empfänger | Rolle | Zweck | Land · Absicherung |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Auftragsverarbeiter | Gemietete Server, Sicherungen | Deutschland |
| KOBA Sp. z o.o. | Telekommunikationsanbieter | Internetanbindung unserer eigenen Server (nur Transport) | Polen |
| Namecheap, Inc. | Auftragsverarbeiter | E-Mail-Versand und Postfächer | USA · Standardvertragsklauseln |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | Auftragsverarbeiter | Postfach des Handelstischs (Microsoft 365) | Irland / USA · EU-US Data Privacy Framework |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Eigenständiger Verantwortlicher | Zahlungen für bezahlte Tarife | Irland / USA · EU-US Data Privacy Framework |
| Anthropic, PBC · Groq, Inc. | Auftragsverarbeiter | Nur Berichtsgenerator von OceanSphere Work | USA · Data Privacy Framework / Standardvertragsklauseln |
| Lieferanten, Werkstätten, Händler | Eigenständige Verantwortliche | Angebote zu Ihrer Anfrage (nur technischer Inhalt und Firmenname) | Weltweit, je nachdem, wo das Teil oder der Techniker ist |
| Europäische Kommission (VIES) | Öffentlicher Dienst | Prüfung der USt-IdNr. von Verkäufern | EU |
Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich unsere Dienste oder das Recht ändern. Das Datum am Anfang sagt Ihnen, wann. Wesentliche Änderungen, die Kontoinhaber betreffen, kündigen wir per E-Mail an.